Assistenz der Niederlassungsleitung (w/m/d)

Externe Stellenausschreibung

Als Assistenz der Niederlassungsleitung (w/m/d) bist du die zentrale organisatorische Stütze unseres Standortes. Mit Überblick und Struktur sorgst du dafür, dass alle Abläufe funktionieren und die Leitung den Rücken frei hat.

Das wird dein Job

• Office-Management: Du steuerst das Tagesgeschäft, koordinierst Termine sowie die Korrespondenz und bist zentrale Anlaufstelle bei Abwesenheit der Leitung. Zudem bereitest du Präsentationen, Protokolle und Reportings vor.
• Qualitätsmanagement & Audits: Du wirkst aktiv bei der Vor- und Nachbereitung von Audits (z.B. AMS, EfbV) mit, pflegst Maßnahmenpläne und hältst das Dokumentenmanagement in unseren Systemen aktuell.
• Ausbildung: Du managst unsere Ausbildungsgänge eigenverantwortlich und ganzheitlich – von der Bewerberauswahl und den ersten Gesprächen bis zur Prüfungsanmeldung.
• Organisation: Du koordinierst Schulungen, behältst Fristen für betriebsärztliche Untersuchungen im Blick und verwaltest behördliche Genehmigungen.

Das bringst du mit

• Profil: Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringst bereits Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit.
• Skills: Deine MS-Office-Kenntnisse sind sehr gut, idealerweise hast du erste Erfahrung mit SAP oder Dokumentenmanagementsystemen wie Quentic.
• Qualifikation: Du besitzt den Ausbilderschein (AdA) oder hast großes Interesse, diesen zu erwerben.
• Persönlichkeit: Du arbeitest strukturiert und kommunizierst klar. Zudem bist du eine gefestigte Persönlichkeit: Du bewahrst auch in hektischen Momenten einen kühlen Kopf 

Das bieten wir dir

• Als Teil der Schwarz Gruppe zeichnet sich unsere Unternehmenskultur durch flache Hierarchien und eine Kommunikation auf Augenhöhe aus, sodass neue Ideen immer willkommen sind. In unserer Duz-Kultur bist du mit allen Kolleginnen und Kollegen per Du.
• Moderne Arbeitsplätze, ausreichend kostenlose Parkplätze und die Möglichkeit, eigenverantwortlich und selbstständig zu arbeiten gehören selbstverständlich dazu.
• Neben einer systematischen Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen vor Ort bieten wir dir außerdem ein Online-Einarbeitungsprogramm sowie die Teilnahme an einer der regelmäßig stattfindenden Onboarding-Veranstaltungen.
• Uns liegt viel daran, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer up-to-date sind. Deshalb ermöglichen wir zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungen, um sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt uns am Herzen, sodass es neben internen Gesundheitstagen auch die Möglichkeit gibt, attraktive Konditionen bei namenhaften Fitnessanbietern (auch im Online-Bereich) zu nutzen.
• Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und interne Veranstaltungen sowie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitervergünstigungen (wie Mitarbeiterrabatte oder Fahrradleasing) runden unser Angebot an dich ab.

Lust darauf, dich gemeinsam für ein sauberes Morgen einzusetzen? Optimal - dann bewirb dich jetzt online unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!