Assistenz mit Empfangstätigkeit (m/w/d)

Externe Stellenausschreibung

Für unser Headquarter suchen wir dich – befristet für zwei Jahre – als engagierte Unterstützung im Office Management und verlässliche Vertretung an unserem Empfang.

Das wird dein Job

• Support & Organisation: Du unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose administrative Abläufe im Office Management.
• Visitenkarte des Headquarters: In Vertretungszeiten (Urlaub, Krankheit oder Spitzenzeiten) übernimmst du die Rolle am Empfang und betreust unsere Gäste, Kunden und Besucherinnen herzlich und professionell.
• Termine & Reisen: Du koordinierst Termine, planst Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung und behältst dabei stets den Überblick.
• Kommunikation & Post: Du nimmst Telefongespräche entgegen, verwaltest den Postein- und -ausgang und bist Ansprechperson für interne und externe Anfragen.
• Meetings & Vorbereitung: Du organisierst Besprechungsräume, bereitest Meetings und Präsentationsunterlagen vor und kümmerst dich um ein passendes Catering.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau / Hotelfachmann, Hotelkaufmann / Hotelkauffrau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office: Erste oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder am Empfang / an der Rezeption.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für den täglichen Kunden- und Kollegenkontakt.
• Sicherer IT-Umgang: Gute Kenntnisse in Office 365, gerne mit Google Workspace, sowie Freude am Umgang mit digitalen Tools.
• Menschlichkeit & Organisation: Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, ein freundliches, souveränes Auftreten und echtes Teamdenken.

Das bieten wir dir

• Kultur & Team: Ein abwechslungsreicher Job innerhalb der Schwarz Gruppe mit offener, direkter Kommunikation, einem motivierten Team und einer gelebten Duz-Kultur.
• Flexibilität & Einarbeitung: Eine systematische Einarbeitung sowie flexible Arbeitszeiten mit bis zu 2 Tagen mobilem Arbeiten und viel Gestaltungsspielraum.
• Rabatte & Extras: Attraktive Mitarbeiterrabatte in diversen Shops, betriebliche Altersvorsorge und die Möglichkeit zum persönlichen Fahrradleasing über PreZero.
• Gesundheit & Sport: Uns liegt deine Gesundheit am Herzen – profitiere von internen Gesundheitstagen und Top-Konditionen bei namhaften Fitnessanbietern (auch online).
• Weiterentwicklung: Vielfältige Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, damit du dich persönlich und beruflich stetig weiterentwickeln kannst.

 
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