Executive Assistant des CEO (m/w/d)

Externe Stellenausschreibung

Als Executive Assistant des CEO bist du die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den internen Abteilungen und externen Partnern. Du sorgst für die reibungslose Organisation des CEO-Büros und unterstützen den CEO in allen administrativen und organisatorischen Belangen.

Das wird dein Job

• Strategische Vorbereitung: Du nimmst an internen Management-Meetings teil und stellst sicher, dass Beschlüsse nicht nur dokumentiert, sondern auch konsequent nachgehalten werden.
• Entscheidungsvorlagen & Analysen: Du bereitest Themen inhaltlich auf, erstellst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, die dem CEO als fundierte Arbeitsgrundlage dienen.
• Projektmanagement: Du übernimmst eigenverantwortlich Sonderprojekte – von der Konzeption kleinerer Prozessoptimierungen bis hin zur Koordination bereichsübergreifender Initiativen.
• Events & Repräsentation: Du planst und organisierst Veranstaltungen, Management-Offsites oder interne Townhalls und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Das Fundament: Du beherrschst das „Einmaleins“ des Management-Supports souverän. Dazu gehören ein vorausschauendes Terminmanagement, die Reiseplanung sowie die Priorisierung der täglichen Korrespondenz. Du bist der professionelle Filter und die freundliche Visitenkarte des CEO-Offices.

Das bringst du mit 

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium (BWL, Kommunikationswissenschaften o.ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits Erfahrung in einem dynamischen Umfeld (z. B. Beratung oder Assistenz auf C-Level) gesammelt.
• Du kannst komplexe Sachverhalte schnell durchdringen und präzise auf den Punkt bringen.
• Du bewegst dich sicher auf allen hierarchischen Ebenen. Absolute Vertrauenswürdigkeit und ein feines Gespür für interne Dynamiken sind für dich selbstverständlich.
• Du liebst es, Struktur ins Chaos zu bringen, behältst auch unter Zeitdruck die Ruhe und agierst stets zwei Schritte voraus.
• Du formulierst stilsicher in Deutsch und Englisch und weißt, wie man Botschaften zielgruppengerecht aufbereitet.

Das bieten wir dir 

• Als Teil der Schwarz Gruppe bieten wir dir eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Herausforderung in einem Unternehmen, mit offener und direkter Kommunikation. In unserer Duz-Kultur bist du mit allen Kolleginnen und Kollegen per Du.
• Neben einer systematischen Einarbeitung gehören flexible Arbeitszeiten mit bis zu zwei Tagen mobilem Arbeiten, Gestaltungsspielräume und die Mitarbeit in einem motivierten Team für uns einfach dazu. 
• Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen durch uns Vergünstigungen wie attraktive Konditionen bei etablierten Fitnessanbietern (auch im Online-Bereich), Mitarbeiterrabatte in diversen Shops sowie die Möglichkeit, über PreZero dein persönliches Fahrrad zu leasen. 
• Uns liegt viel daran, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer up-to-date sind. Deshalb ermöglichen wir zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungen, um sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt uns am Herzen, sodass es neben internen Gesundheitstagen auch die Möglichkeit gibt, attraktive Konditionen bei namenhaften Fitnessanbietern (auch im Online-Bereich) zu nutzen.
• Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und interne Veranstaltungen sowie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitervergünstigungen (wie Mitarbeiterrabatte oder Fahrradleasing) runden unser Angebot an dich ab. 
   

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